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Gestión documental

¿Qué aporta la gestión electrónica de la documentación a mi empresa?

¿Qué aporta la gestión electrónica de la documentación a mi empresa?

Sea cuál sea su ámbito de actividad, la automatización de la gestión de la documentación, su paso del formato físico al formato digital y su disponibilidad es clave para mejorar sus procesos empresariales y ahorrar costes.
En VAILOS, como partner oficial de DocPath podemos abordar cualquier necesidad de gestión documental sea cuál sea su industria y necesidad.
 

Retos por industria…

Industria y distribución Impresión y digitalización de albaranes y su incorporación en los procesos de facturación

Uno de los procesos, imprescindibles en una empresa de distribución, es el de gestión integral del albarán. Hasta ahora, el diseño de este tipo de documentos se realizaba mediante papel pre-impreso o documentos estáticos con el consiguiente derroche de papel y tiempo.
 
Una vez entregada la mercancía o realizado un servicio, el cliente firma el comprobante para aceptar la transacción y el documento vuelve a la empresa emisora para su almacenamiento. En la gestión del cobro de las facturas, el cliente puede requerir una copia del comprobante que firmó. Por este motivo, es importante localizar rápidamente el documento y ponerlo a su disposición.

Banca y Seguros Diseño y generación de contratos, pólizas y extractos en tiempo real y su distribución via Internet

La tecnología documental ha experimentado importantes avances en los últimos años y permite que empresas que manejan grandes volúmenes de información, puedan ahorrar costes derivados de la impresión física, mejorar su imagen corporativa y los niveles de satisfacción de sus clientes a través de la generación electrónica de sus documentos, entre otras opciones.

Sector Público e-cuidadano: el reto es el manejo de grandes volúmenes de documentos y su distribución web

Como consecuencia de las nuevas normativas de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, la Administración tiene que experimentar un profundo proceso de transformación. A partir de ahora, está obligada a garantizar, entre otros, el derecho de los ciudadanos a conocer por medios electrónicos el estado de tramitación de los procedimientos en los que son parte implicada.
 

Y otros muchos sectores…turístico, textil, sanitario, telecomunicaciones, respondiendo a la problemática propia de cada una.
 

Solución DOCPATH

DOCPATH es la tecnología documental que permite desde el diseño de formularios y su uso para la generación de documentos, distribución (impresión batch, impresión online, email, fax, generación dinámica de documentos en la Web), hasta la automatización del archivado, mediante el control total del usuario, en cualquier fase del ciclo de vida del documento. Y todo con una suite de productos integrada.

¿Qué es DocPath?

Solucionamos:

Impresión

  • Impresión masiva de documentos: Diseño, generación y pre- y post-proceso de documentos profesionales para responder a las expectativas y necesidades de aquellas empresas que manejan altos volúmenes de documentos en batch y requieren capacidades avanzadas así como prestaciones altas en gestión documental
  • Impresión distribuida. Para las organizaciones que cuentan con una red de oficinas, repartidas por diferentes zonas geográficas, controlar que los distintos usuarios utilicen la misma versión de un formulario, puedan obtener sus documentos impresos de inmediato o visualizarlos en pantalla, es de vital importancia. Conseguirlo es tan sencillo como apostar por una solución que facilite la implementación de un sistema de impresión integral para las diferentes delegaciones.

Generación de documentos en internet

Los clientes demandan cada vez más a las compañías la posibilidad de realizar todo tipo de trámites y consultas transaccionales a través de Internet. Esas demandas han sido respaldadas por nuevas normativas que obligan a las empresas públicas y privadas a ofrecer a sus usuarios algún medio de interlocución telemática. Por este motivo, es cada vez más importante contar con un sistema que permita la generación y distribución de todo tipo de documentos a través de la Web.
 

Formularios electrónicos

Cree sus documentos una sola vez y utilícelos como formularios en entornos Web para su cumplimentación manual. Todo ello, con la seguridad de acceder siempre a la versión actual y sin necesidad de instalar ningún elemento en el ordenador del usuario.
 

Gestión documental

En el entorno empresarial actual, caracterizado por un crecimiento constante e imparable del volumen de información, el almacenamiento de un número cada vez mayor de documentos de negocio y su adecuada gestión se convierten en auténticos retos para las empresas.
 

Migración desde herramientas antiguas

DocPath no solo ofrece la posibilidad de adquirir soluciones adaptadas a sus necesidades empresariales, sino que además facilita una migración rápida, eficaz y segura desde herramientas antiguas -como por ejemplo, R-Forms, InfoPrintDesigner de IBM® y JetFormDesign (ahora denominado Adobe Central Server)- hacia DocPath.
 

IBM recomienda la migración con Docpath:

Transpromo

Es un concepto relativamente nuevo que nace de la unión de documentos transaccionales y mensajes publicitarios personalizados. Gracias a esta fórmula, muchas empresas han mejorado notablemente su imagen de marca e incrementado su competitividad en el mercado.
 

Características

El cliente no tendrá que hacer ninguna modificación en su infraestructura tecnológica, ya que al utilizar estándares, las soluciones DocPath son perfectamente integrables con el resto de aplicaciones presentes en una organización.
 

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